PRIVACYVERKLARING FISAS BV

Versie 1.0 van 01/2026

FISAS hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we op een transparante en duidelijke manier uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken wanneer u beroep doet op onze dienstverlening, onze website bezoekt, of op andere wijze contact met ons heeft.

In deze verklaring vindt u informatie over:

• Welke persoonsgegevens wij verzamelen

• Waarom wij deze gegevens verzamelen en gebruiken

• Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

• Hoe u contact met ons kunt opnemen

1.          WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

BV FINANCIAL SERVICES AND SOLUTIONS
Vogelenzangstraat 2
2920 Kalmthout
Ondernemingsnummer: 0891.217.192

Hierna genoemd: “FISAS”.

Indien u vragen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kan u ons steeds contacteren via de contactgegevens vermeld onder punt 8.

2.          VAN WIE EN WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

FISAS verwerkt de persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, afhankelijk van de aard van uw relatie met ons bedrijf. De juridische grondslag wordt telkens aangegeven bij de verwerking.

2.1.       Klantenbeheer – contractuele vereiste / wettelijke verplichting

• Identificatie- en contactgegevens
  zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum

• Identificatiegegevens in het kader van wettelijke verplichtingen (AML/KYC)
  zoals rijksregisternummer, gegevens van identiteitsdocumenten

• Professionele en ondernemingsgerelateerde gegevens
  zoals functie, hoedanigheid, ondernemingsnummer, UBO-gegevens

• Financiële en boekhoudkundige gegevens
  zoals bankrekeningnummers, betalings- en facturatiegegevens, financiële transacties

• Gegevens in het kader van cliëntenonderzoek en risicobeoordeling (AML)
  zoals resultaten van KYC-onderzoek, risicoprofielen, PEP- of sanctiescreening

• Contractuele en administratieve gegevens
  zoals overeenkomsten, mandaten, dossiers en correspondentie

• Communicatiegegevens
  zoals e-mailverkeer en andere communicatie in het kader van de dienstverlening

2.2.       Leveranciersbeheer – gerechtvaardigd belang / contractuele vereiste

• Identificatie- en contactgegevenszoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer

• Professionele gegevenszoals functie, onderneming, ondernemingsnummer

• Financiële en administratieve gegevenszoals bankrekeningnummer, facturatie- en betalingsgegevens

• Contractuele gegevenszoals overeenkomsten, bestellingen en correspondentie

2.3.       Direct marketing – gerechtvaardigd belang

• Identificatie- en contactgegevenszoals naam en e-mailadres

• Professionele gegevenszoals functie en organisatie

• Communicatievoorkeurenzoals inschrijving of afmelding voor nieuwsbrieven

2.4.       Sollicitanten – gerechtvaardigd belang

Als u bij ons solliciteert, spontaan dan wel door te reageren op één van de vacatures op onze website, dan verwerken wij de informatie die u ons zelf verstrekt door middel van uw cv of motivatiebrief. Het gaat hierbij om de contactgegevens zoals een naam, telefoonnummer en e-mailadres, alsook alle overige informatie die u aan ons zou verstrekken. Naarmate het aanwervingsproces vordert, kunnen bijkomende persoonsgegevens zoals gevolgde opleidingen, resultaten van assessments worden bijgehouden. Sommige persoonsgegevens verkrijgen wij niet rechtstreeks van u, maar via derden, zoals uw adviseurs die ons op uw instructie persoonsgegevens verstrekken (onder meer notarissen, advocaten en andere professionele adviseurs), via publieke bronnen (zoals het Belgisch Staatsblad, de KBO en de overheid) of via bepaalde private bronnen (zoals sociale media en B2B‑databanken)

3.          HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

FISAS bewaart de persoonsgegevens van de betrokkene zoals als redelijkerwijs noodzakelijk is voor het bereiken van de doeleinden hoger vermeld of om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op FISAS rust.

De bewaartermijn van de voormelde persoonsgegevens is in ieder geval beperkt tot:

• Klantenbeheer: tot 10 jaar na einde relatie

• Leveranciersbeheer: tot 10 jaar na einde relatie

• Sollicitanten: tot 1 jaar na de kandidatuur

• Direct marketing: 3 jaar na het laatste contact

4.          ONTVANGERS VAN GEGEVENS EN OPENBAARMAKING AAN DERDEN

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Met alle partijen die uw gegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij doen hiervoor onder meer een beroep op de volgende categorieën van ontvangers:

• Externe dienstverleners (verwerkers)
  zoals dienstverleners die ons ondersteunen bij IT‑diensten (hosting, cloudoplossingen, software, onderhoud en ondersteuning), administratieve en operationele ondersteuning…

• Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies. Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af die passende technische en organisatorische maatregelen waarborgen om uw persoonsgegevens te beschermen.

• Professionele adviseurs en samenwerkingspartners
  zoals notarissen, advocaten, banken of andere professionele dienstverleners, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

• Overheidsinstanties en toezichthoudende autoriteiten
  wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van fiscale, boekhoudkundige of antiwitwasverplichtingen.

• In het geval van een zakelijke transactie, zoals een fusie, overname of verkoop van (een deel van) ons bedrijf, kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken derde partij. In dat geval zullen wij u hierover informeren en blijven uw rechten onder deze privacyverklaring gewaarborgd.

5.        DOORGIFTE BUITEN DE EU/EER

FISAS geeft de persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese unie of de Europese Economische Ruimte.

6.        GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

FISAS neemt geen beslissingen op basis van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

7.          WAT ZIJN UW RECHTEN?

U beschikt over verschillende rechten aangaande de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Deze rechten kan u uitoefenen door ons te contacteren via de contactgegevens zoals omschreven onder punt 8. In het kader van onze identificatieplicht kunnen wij u verzoeken om ons een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen.

(a)   Recht op inzage en correctie
U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken en om onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren of aanvullen.

(b)   Recht op verwijdering en beperking
U kan ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken. In bepaalde gevallen kunnen wij gegevens blijven bewaren, bijvoorbeeld wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Beperking van de verwerking is onder meer mogelijk wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens betwist.

(c)    Recht van bezwaar
Wanneer de verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of op een taak van algemeen belang of openbaar gezag, kan u gemotiveerd bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

(d)   Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en ons, dan kan u ons verzoeken dat wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft op een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm aan u bezorgen of deze overdagen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

(e)   Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens door FISAS gebaseerd is op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming opnieuw in te trekken. De intrekking van uw toestemming doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking ervan.

(f)    Recht om klacht in te dienen
U beschikt over het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door FISAS. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit

                  Drukpersstraat 35
                  1000 Brussel
                  E-mail: contact@apd-gba.be

8.          CONTACT

Indien u vragen heef over de verwerking van uw persoonsgegevens door FISAS, onderhavige privacyverklaring of uw rechten zoals omschreven in punt 8 wenst uit te oefenen, dan kan u ons contacteren via:

                  Per e-mail: info@fisas.be 

9.          WIJZIGINGEN

FISAS houdt zichzelf het recht voor om deze Privacyverklaring up-to-date te houden. De betrokkene vindt de laatste versie steeds terug op de website: www.fisas.be

10.       TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK

Deze Privacyverklaring wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil zal worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van de zetel van BV FISAS.